Ako testovať tagy, kategórie a metadáta dokumentov

Používateľ nahrá do systému faktúru, zaradí ju do kategórie „Faktúry“, pridá tag „dodávateľ“ a vyplní rok 2026. Dokument uloží bez chyby.

Neskôr však zistí, že sa dokument nezobrazí vo výsledkoch filtrovania podľa roku. Kolegyňa navyše môže rovnakému dokumentu pridať tag „Dodávateľ“ s veľkým začiatočným písmenom. V systéme tak vzniknú dva tagy s rovnakým významom.

Samotné uloženie dokumentu preto nestačí. Potrebujeme overiť, či sú jeho tagy, kategórie a metadáta správne uložené, zobrazené, vyhľadateľné a použiteľné aj po ďalších zmenách.

Ako otestovať tagy, kategórie a metadáta dokumentov

1. Vytvorenie a priradenie tagov

Pridáme dokumentu jeden tag a overíme jeho uloženie.
Priradíme viac tagov a skontrolujeme, či sa zachová ich úplný zoznam.
Odoberieme jeden tag a overíme, že ostatné zostanú nezmenené.
Skúsime rovnaký tag pridať dvakrát. Systém by nemal vytvoriť duplicitu.
Overíme tagy s diakritikou, medzerami, číslami a povolenými špeciálnymi znakmi.
Vyskúšame prázdny tag, tag obsahujúci iba medzery a tag prekračujúci maximálnu dĺžku.
Skontrolujeme, či systém rozlišuje tagy „zmluva“, „Zmluva“ a „ZMLUVA“, alebo ich správne považuje za rovnaké.

Dôležité je poznať pravidlo systému. Ak veľkosť písmen nemá meniť význam tagu, nemali by vznikať samostatné duplicity.

2. Zaradenie dokumentu do kategórie

Zaradíme dokument do jednej kategórie a overíme jeho zobrazenie v príslušnom zozname.
Ak systém podporuje viac kategórií, priradíme dokument do viacerých z nich.
Zmeníme kategóriu a skontrolujeme, či dokument nezostal omylom aj v pôvodnej.
Skúsime uložiť dokument bez kategórie, ak je kategória povinná.
Vyberieme neaktívnu alebo odstránenú kategóriu. Systém ju nemá ponúknuť alebo musí zobraziť zrozumiteľnú chybu.
Overíme podkategórie a ich vzťah k nadradenej kategórii.
Presunieme kategóriu alebo ju premenujeme a skontrolujeme, či sa zmena správne prejaví pri existujúcich dokumentoch.

Pri odstránení kategórie musí byť jasné, čo sa stane s dokumentmi, ktoré ju používajú. Nemali by sa stratiť ani zostať v neplatnom stave.

3. Povinné a voliteľné metadáta

Metadátami môžu byť napríklad autor, typ dokumentu, dátum vystavenia, číslo zmluvy, oddelenie alebo dátum platnosti.

Uložíme dokument so všetkými povinnými údajmi.
Vynecháme postupne každé povinné pole a overíme validačnú správu.
Voliteľné pole necháme prázdne a skontrolujeme, že dokument možno uložiť.
Zadáme hodnotu v nesprávnom formáte, napríklad text namiesto dátumu.
Overíme minimálnu a maximálnu povolenú dĺžku textových polí.
Vyskúšame hodnoty s diakritikou, medzerami na začiatku a konci a so špeciálnymi znakmi.
Skontrolujeme, či systém nepotichu neskráti dlhú hodnotu alebo nezmení jej význam.
Pri číselných hodnotách preveríme nulu, záporné číslo, desatinné číslo a veľmi vysokú hodnotu.

Používateľ musí dostať jasnú informáciu, ktoré pole je chybné a ako ho má opraviť.

4. Dátumy a časovo obmedzené údaje

Overíme platný dátum, dnešný dátum aj dátum v minulosti a budúcnosti.
Zadáme neexistujúci dátum, napríklad 31. február.
Skontrolujeme priestupný rok.
Otestujeme začiatok a koniec platnosti dokumentu.
Zadáme koniec platnosti skorší než začiatok.
Overíme správanie pri zmene časového pásma, ak systém pracuje aj s presným časom.
Skontrolujeme, či sa uložený dátum po opätovnom otvorení neposunul o deň.

5. Závislosti medzi metadátami

Niektoré polia sa zobrazujú alebo sa stanú povinnými až po výbere určitej hodnoty.

Vyberieme typ dokumentu „Zmluva“ a overíme zobrazenie čísla zmluvy a dátumu platnosti.
Zmeníme typ dokumentu na „Interná smernica“ a skontrolujeme, čo sa stane s už vyplnenými údajmi.
Overíme všetky kombinácie závislých polí.
Skúsime obísť používateľské rozhranie a odoslať neplatnú kombináciu údajov.
Skontrolujeme, či backend odmietne hodnoty, ktoré používateľské rozhranie bežne neumožňuje zadať.

Nestačí, aby závislosti fungovali iba vizuálne. Rovnaké pravidlá by mal kontrolovať aj systém pri ukladaní.

6. Úprava a história zmien

Zmeníme tag, kategóriu alebo metadáta existujúceho dokumentu.
Po uložení dokument znovu otvoríme a overíme nové hodnoty.
Skontrolujeme, či zmena nevytvorila nový dokument namiesto úpravy pôvodného.
Ak systém podporuje verzie, overíme, ku ktorej verzii patria metadáta.
Zistíme, či sa pri obnovení staršej verzie obnovia aj pôvodné metadáta.
Overíme auditný záznam: kto údaj zmenil, kedy a aká bola pôvodná a nová hodnota.
Vyskúšame súbežnú úpravu rovnakého dokumentu dvoma používateľmi.

Pri konflikte musí systém používateľa upozorniť. Nemal by bez vysvetlenia prepísať novšie údaje staršími.

7. Vyhľadávanie a filtrovanie

Vyhľadáme dokument podľa jedného tagu.
Skombinujeme viac tagov a overíme, či systém používa správnu logiku.
Filtrujeme podľa kategórie, autora, typu dokumentu a dátumu.
Kombinujeme kategóriu s ďalšími metadátami.
Skontrolujeme výsledky po zmene alebo odstránení tagu.
Overíme vyhľadávanie s diakritikou a bez nej, ak ho systém podporuje.
Vyskúšame neexistujúcu hodnotu a očakávame prázdny výsledok, nie chybu.
Zrušíme filtre a overíme opätovné zobrazenie úplného zoznamu.

Výsledky porovnáme so skutočne uloženými údajmi. Nestačí skontrolovať iba počet dokumentov.

8. Prístupové práva

Overíme, ktoré roly môžu tagy, kategórie a metadáta iba čítať a ktoré ich môžu meniť.
Používateľ bez oprávnenia nesmie údaje upraviť ani cez priame volanie systému.
Skontrolujeme, či citlivé metadáta nie sú viditeľné neoprávnenej osobe.
Zmeníme rolu používateľa a overíme okamžité uplatnenie nových práv.
Skúsime upraviť dokument zdieľaný externým odkazom.
Overíme, či sa nepovolený pokus zaznamená do auditného logu.

9. Import, export a integrácie

Importujeme dokumenty s úplnými, chýbajúcimi aj neplatnými metadátami.
Overíme mapovanie zdrojových polí na správne polia v systéme.
Skontrolujeme, či import nevytvára duplicitné tagy alebo kategórie.
Exportujeme dokumenty a porovnáme exportované metadáta s údajmi v systéme.
Overíme správne kódovanie diakritiky.
Pri prepojení s iným systémom skontrolujeme prenos zmien aj odstránených hodnôt.
Nasimulujeme výpadok integrácie a overíme, či sa údaje nestratia alebo neprenesú iba čiastočne.

10. Výkon a väčší objem údajov

Priradíme dokumentu veľký počet povolených tagov.
Otestujeme kategóriu obsahujúcu tisíce dokumentov.
Vyhľadávame a filtrujeme nad veľkým množstvom metadát.
Sledujeme čas uloženia, načítania a zobrazenia výsledkov.
Overíme, či rýchle opakované zmeny nevytvoria duplicity.
Skontrolujeme správanie po prerušení ukladania alebo strate pripojenia.

Tagy, kategórie a metadáta nie sú iba doplnkové údaje pri dokumente. Rozhodujú o tom, či používateľ dokument nájde, správne ho zaradí a dostane sa k nemu vtedy, keď ho potrebuje.

Preto pri testovaní nekontrolujeme iba formulár. Sledujeme celý životný cyklus údajov: ich vytvorenie, validáciu, uloženie, zmenu, vyhľadanie, prenos, oprávnenia aj históriu.